A fine giornata capita di fare un bilancio dell’efficienza e della produttività che abbiamo, o no, saputo dare sul posto di lavoro. Come abbiamo organizzato la nostra giornata lavorativa? Abbiamo rispettato impegni e scadenze impostici? Siamo stati al passo con la tabella di marcia? Dati i ritmi frenetici di oggi spesso consideriamo che avremmo potuto ottenere più risultati ma non è stato possibile perché quello che manca sempre, in termini organizzativi, è il tempo!!
Un tempo che rincorriamo, che cerchiamo di acchiappare affinchè si dimostri benevolo e ci consenta di rallentarlo per affidargli tutte le nostre esigenze e le cose da fare.
Sappiamo bene, invece, che la quotidianità è tutt’altra cosa e che sul lavoro il detto dare tempo al tempo proprio non funziona perché non c’è tempo da perdere, perché dobbiamo valorizzare le ore a disposizione in termini di redditività…il tempo è denaro!
Il punto è capire come ottimizzare l’agenda giornaliera e se vorrete continuare a leggere queste righe proveremo a darvi qualche indicazione di massima.
5 consigli per un planning razionale
Pensare di gestire tutto senza fissare dei paletti che traccino un sentiero in cui muovesi più al sicuro, è già un approccio dispersivo e che non porta da nessuna parte. Pertanto:
- pianificare: distribuire preliminarmente in un preciso arco di tempo le attività da svolgere, significa contenerle in un ambito di gestione già più ragionevole anziché affannarsi a trovare al momento decisivo le risorse e le strategie per realizzarle;
- organizzare: una volta sistemati gli obiettivi nel medio-lungo termine occorre, laddove possibile, anticipare le mosse che serviranno a raggiungerli pre-parando adeguatamente se stessi o il proprio staff;
- programmare: come sappiamo, la fretta è cattiva consigliera… quindi è controproducente ed un inutile dispendio di energie pensare di attivarsi in ogni direzione predeterminata. Programmare le azioni orientandole a ciò che è, o diventa, prioritario mette la vostra giornata lavorativa sulla buona strada;
- gestire le variabili: non sempre tutto procederà secondo i piani, anzi! La scaletta che vi eravate prefissati viene completamente disattesa per un imprevisto non calcolato. Prendere consapevolezza di questa evenienza prepara, in parte, ad affrontarla. Il resto dipende dalla disposizione dei tasselli precedenti;
- affrontare le emergenze: qui i suggerimenti valgono ben poco! La situazione richiede di per sé di lasciar perdere calendari, orari, tempistiche…è il momento di agire. E non c’è molto da dire se non… buon lavoro!
Organizza gli appuntamenti su planning da tavolo
Non trascurate il fatto che dotarsi degli strumenti giusti aumenta la vostra capacità organizzativa e vi permette di gestire al meglio la giornata lavorativa. Un esempio? Un planning da tavolo consente sempre di tenere “a portata di vista” date e appuntamenti importanti in una veste pratica e di pronto utilizzo. In questo Printered può essere un alleato valido e prezioso come lo è il vostro tempo. Personale competente e preparato supporterà la progettazione e realizzazione dell’organizer, personalizzandolo secondo il layout che fa per voi. Serietà e puntualità nella gestione dell’ordine confermeranno, poi, la fondatezza della vostra scelta.
Foto di Marvin Meyer e Emma Matthews su Unsplash